Hvem bryr seg? Egentlig ingen…

Hvem bryr seg egentlig om personvernreglene (utenom Datatilsynet)? Ingen.

Personvernutfordringen min til deltakere på NKUL var ikke akkurat en suksess. Ingen la noe inn på skjemaet, bortsett fra en leverandør som skrev om seg selv og lurte på om de var «innenfor» :-). Selv snakket jeg med et par leverandører. Den ene ble tilfeldigvis itslearning, ikke fordi jeg aktivt oppsøkte dem, men fordi jeg gikk forbi og salgs- og markedssjef Trond Skeie sa «Hei!». I følge ham hadde de faktisk hatt et møte rett før NKUL om poengene i utfordringen min. De hadde ikke noe godt svar på hvordan de skulle vise meg at de gjorde det som stod i kontrakten – men de var på saken (som de så ofte er). Og at de ikke hadde slettet Fronter og itslearning-kontoene til Randaberg kommune var en glipp. Sikkert :-)

Det forrige innlegget på bloggen min om reelle utfordringer ift personvernrelgene laget ingen utslag i bloggloggen min i det hele, ut over bakgrunnstøyen. Altså er det i praksis ingen som har lest den. Dette har jeg sett før – ting jeg synes er viktig (og som jeg synes jeg jobbet litt med) synes andre ikke er viktig i det hele, mens helt banale ting kan ta helt av :-)

Selv har jeg konkludert med at vi egentlig ikke bryr oss så veldig om personvernutfordringer. Et visst engasjement finner du når noen vil kritisere tjenester de likevel ikke liker/bruker, men blikket på egen praksis kan ofte være nokså sløvt – hvis du ikke tar deg selv i nakken og våger å ta et utenfra-perspektiv på egen praksis. Du fremstår lett som en gledesdreper hvis du virkelig vil holde god standard på bruk av personopplysninger i skolen. Likevel mener jeg det er nødvendig og av og til si «nei, dette må vi se på først» før en trør i gang nye tjenester. Utfordringen er kanskje mest å få overordnede til å godta at dette tar tid – og at ingen har brukt så mye tid på dette før.

Vi har et eksempel på dette i Randaberg kommune for tiden. Sentrale personer i kommunen har oppdaget det nye personverndirektivet som trer i kraft mai 2018 og det ble skrapt sammen et møte med sentrale personer fra de ulike områdene i kommunen. Det ble raskt tydelig at få hadde tenkt og det gjenstår et godt stykke arbeid for at kommunen skal være innenfor de nye reglene innen mai 2018. Ikke det at kommunen har dårlig praksis. Jeg tror det meste er rimelig ok, men det er det som er problemet – jeg tror. Det er ikke gjennomført risikovurderinger og gjennomganger av disse for hverken lokale eller eksterne tjenester – bortsett fra i skolen. Selv om vi i skolen også har ting som kan være bedre ligger vi et hestehode foran.

Men om jeg legger ned en masse arbeid i å skaffe nødvendig bakgrunnstoff, lager internkontrollskjema og utforme databehandleravtaler med alle løse skytjenester – kommer det til å bety noe i praksis? Kutter vi ut AskiRaski, Brettboka, Klassetrivsel.no, M+ osv. hvis de ikke vil/klarer å levere oss nødvendig bakgrunnstoff slik at vi kan lage et internkontrollskjema og en databehandleravtale som er god nok? Jeg tviler både på at noen med makt og myndighet kommer til å gjøre det – eller at de ulike tjenestene kommer til å endre praksis. De store aktørene tar grep, fordi de må. Visma, IST, Microsoft, Google, kanskje til og med Apple kommer til å legge ting tilrette – mest fordi de konkurrerer mot hverandre og en tjeneste som ikke er tilpasset de nye personvernreglene kommer til å ha en reell ulempe i konkurranse med de andre.

Men hvorfor bryr vi oss ikke? Hvorfor synes vi ikke det er viktig å følge akkurat disse lovene? Mitt tipp er at det er fordi det kan være komplisert å forstå omfanget av digital informasjon på ville veier og at endringer kan være omfattende (og da en god del arbeid både teknisk og i organisasjonen) – og vi må kanskje også gjøre en del IKT-tjenester mer tungvindt å bruke. Enkelt og praktisk er ofte ikke særlig sikkert. Resultatet er en form for apati – ingen vet helt hvor de skal begynne. Endringene er for uoversiktlige og omfattende.

Ta f.eks. opptaket til videregående skole som jeg skrev om i forrige blogginnlegg. Hva om VIGO ikke vil gjøre noe – at de ikke gidder å lage noen avtale med oss i kommunen. Hva skal vi gjøre da? Nekte å overføre data til dem? Hvem går det ut over? Jo, elevene. Og hvem får skylden? Garantert vi på skolekontoret i grunnskolen. Hvem er motivert for å endre praksis? Eller for å si det mer pedagogisk – hvem eier problemet?

Og en ting til – det er slitsomt å tenke på at hver kommune sitter for seg selv med disse utfordringene. Vi i Randabergskolen har antakeligvis like mange ulike skytjenester (og interne tjenester) som Stavangerskolen, Gjesdalskolen, Trondheimskolen og [tenk-på-en-liten-kommune]skolen. Store kommuner har kanskje bedre ressurser til å lage disse planene (og presse tjenesteleverandør) enn små kommuner, men vi skal alle og enhver lage hver våre egne avtaler og internkontrollskjemaer. Hvordan kan vi lette og kvalitetssikre dette arbeidet for kommunene – altså hvordan kan vi samarbeide om dette? Kan vi ikke lage oss en «infobank»/en wiki med internkontrollskjemaer, RoS-analyser og bakgrunnstoff fra tjenesteleverandør og gjøre dette på en dugnad slik at vi alle slipper å finne opp kruttet hver på vår tue av varierende størrelse?

Og til ettertanke for alle som jobber i Randaberg kommune – sjekk ut lenken https://hrm.randaberg.kommune.no. Ikke så spennende, ser det ut til. Det er her vi søker om ferier, finner lønnsslipper, leverer egenmelding, fyller ut reiseregninger osv. Men hva om en annen hadde brukernavn og passord til en ansatt i Randaberg kommune? Jeg har levert en avviksmelding på denne tjenesten og den lyder:

Beskrivelse
Det er mulig å logge på https://hrm.randaberg.kommune.no fra et åpent Internett (altså fra hvor som helst i verden). Pålogging er enkelt brukernavn og passord. Det er da mulig å få tilgang til sensitive personopplysninger, mest knyttet til helse (egenmeldinger / fravær), men også andre personlige opplysninger om f.eks. ektefelle og barn, søknad om jobb, ferier, reiseutgifter osv. Det er også mulig å få tak i lønnsslipper med alt det dette inneholder av personlige opplysninger.
Konsekvenser av hendelsen
Andre kan rimelig enkelt få tilgang til ansattes helseopplysninger og andre svært private opplysninger.
Forbedringsforslag
Innføre sterk autentisering på nettjenesten eller legge tjenesten bare tilgjengelig via intranettet i kommunen (altså at du må være på en jobbmaskin for å få tilgang eller logget på via Citrix – som har sterk autentisering).

Blir spennende å se hva som skjer. Det er tungvint, men mer korrekt…

I gråsonen av (de nye) personvernreglene

De nye personvernreglene kommer i mai 2018 og alle kikker nervøst igjennom systemene hvor de lagrer personopplysninger – og med god grunn. Vi gjør dette i Randaberg kommune også – og så langt kan skolen klappe seg selv på skulderen. Vi er langt fra i mål i skolen heller, men vi vet hva vi ikke har på plass. Og nei, det er ikke GSuite for Education som ikke er på plass. Det er alle de «løse» FEIDE-tjenestene vi sliter med. I denne jobben har jeg oppdaget et par tjenester som lagrer mengder av personopplysninger hvor jeg ble veldig usikker på hvilken ansvar vi i kommunen egentlig har.

Tjenestene jeg tenker på et Udir sitt PAS- og PGS-system og fylkeskommunens VIGO-system (opptak til videregående skole). Det som er utfordringen er at dette er systemer hvor henholdsvis Udir og fylkeskommunene er behandlingsansvarlig for personopplysningene de behandler. Udir og fylkeskommunen er ikke databehandler på vegne av kommunen. Den enkelte kommune har ikke noe behandlingsansvar. Dette er de helt tydelige på selv, så det er ikke noe utfordrende akkurat der.

Men… (den måtte komme) til tross for dette er det kommunen/skolen som overfører all informasjon inn i disse systemene slik at Udir og fylkeskommunene har noe å jobbe med. I PAS/PGS legger vi inn elevnavn, gruppetilhørighet og personnummer for Udir. Så er det også vi i skolen som får elevene til å fylle systemet med data gjennom nasjonale prøver, elevundersøkelsen og eksamen. Jeg tok kontakt med Udir og fikk gode svar. De har internkontrollskjema for alle tjenestene og deler dem gjerne. I disse skjemaene kommer det frem at Udir regner overleveringen/innsamlingen av data som et lovpålagt krav for å oppfylle pålagte plikter i opplæringsloven. Kommunen har en rolle som Udirs forlengede arm og gjør en pålagt (ikke-frivillig) oppgave for Udir. Elevene (og kommunen) står derfor ikke fritt til å stå over de ulike prøvene til Udir. Dette er lovpålagte undersøkelser og prøver – og det er et viktig poeng til neste avsnitt.

I VIGO er ting annerledes. Der supplerer kommunen fylkeskommunen med elevnavn, personnummer, karakter 1. termin og standpunkt- og eksamenskarakterer for elever på 10. trinn. Det gjør vi 3 ganger i løpet av skoleåret og det er så standardisert at det er integrert i de skoleadministrative systemene…

VIGO/Fylkeskommunene bruker de ulike rapportene til å forberede opptakssystemene (VIGO1), gjøre en grovsortering (VIGO2), tror jeg, og så en endelig fordeling (VIGO3). Det er en veldig viktig forskjell mellom PAS/PGS og VIGO – det er frivillig om du vil søke på videregående skole og vi overfører denne informasjonen uten å spørre eleven om det er greit. Eleven har ikke søkt på videregående skole og likevel laster vi mengder av data over til VIGO (VIGO1 og VIGO2) – bare fordi det er den mest praktiske måten å gjøre det på (for fylkeskommunen).

Jeg kan komme med noen spørsmål som kan vise det problematiske i at all informasjon om alle elever blir overført til VIGO automatisk. Det finnes elever som bare søker på private videregående skoler og utenlandske videregående skoler og er dermed aldri en del av VIGO-systemet. Hvorfor skal VIGO ha informasjon om disse elevene? Eleven har ikke søkt. VIGO trenger ikke informasjonen. Kommunen overfører den likevel Samme hva VIGO bruker det til – de trenger den ikke. Dette er et brudd på en del allerede eksisterende regler og det er vi i kommunen som utfører det!

Og hva med karakterene fra 1. termin på 10. trinn. Dette er mengder med elevinformasjon VIGO ikke trenger for å ta elever opp til videregående skole og den blir overført før elevene en gang har søkt. Og når du ser alle karakterer for en elev samlet under ett kan du enkelt danne deg et rimelig korrekt bilde av hvem denne eleven er (i grove trekk). Hva bruker VIGO denne karakteren til? Er det er et pre-opptak? En måte å forberede videregåendeskolene på hvordan fordelingen kommer til å se ut? Er det for å teste VIGO-systemet før de ordentlige dataene kommer? Blir disse karakterene slettet? Henger dette med elever i etterkant – også elever som slutter på videregående skole eller som aldri søker?

Kan jeg som kommune nekte å overføre alle disse VIGO-rapportene til fylkeskommunen? Vi har ingen avtale om at vi må. Siden vi ikke har en avtale er dessuten kommunen ansvarlig om fylkeskommunen bruker dette til feil ting. Det er ikke kommunens ansvar å fortelle fylkeskommunen om navnet på elevene som kanskje kommer til å søke på videregående skole. Det må de samle inn selv fra andre offentlige kilder (f.eks. folkeregisteret). Eller…?

Jeg hadde i forkant tatt en prat med Datatilsynet og de påpekte at en slik overføring av personopplysninger måtte være hjemlet i lovverk eller formulert i en avtale mellom kommunen og fylkeskommunen. Dette er ikke hjemlet i lov og det finnes ingen slik avtale – så her stod vi på bar bakke. Neste punkt var å sende denne utfordringen til VIGO-eier fylkeskommunen, som hos meg er Rogaland. De tok ballen, sendte den rundt fra kontor til kontor til den til slutt landet på kontoret til en jeg kjente. Han tok en telefon for å finne ut hva jeg egentlig tenkte på og vi ble raskt enige om at behovet er legitimt. Han hadde heller ikke villet overføre denne mengden med informasjon til noen uten en avtale – og han skal spille ballen videre hos dem.

I samtalen kom det frem at det er noen utfordringer knyttet til overføring av informasjon og avtaler. Kort fortalt vil alle fylkeskommuner kunne bruke informasjonen Randaberg kommune laster opp, fordi elever kan søke på skoler i andre fylker. Og når alle kommuner og fylkeskommune er selvstendige juridiske enheter må altså alle (19) fylkeskommuner ha avtale med alle (426) kommuner… og der passerte vi rett over i noe nokså uhåndterlig (8094 avtaler!). Kanskje dette kan gjøres enklere med at organisasjonen VIGO har avtale med den enkelte kommune? Det får noen andres jurister tenke på.

Det er selvfølgelig mulig å lage systemer for dette i grunnskolen. Vi spør alle elever/foresatte om de godtar en overføring av aktuell informasjon til VIGO, eventuelt i forkant av søkeprosessen, og om de ikke frivillig gjør dette må elev/foresatt selv sende inn godkjent kopi av vitnemål til fylket de søker skoleplass i. Så må vi i kommunen ha rutiner for å ikke få med disse elevene i VIGO-eksporten – noe vi sikker kan ordne sammen med Visma i det skoleadministrative systemet. Tungvindt, men korrekt.