Over hele verden ser stater i økende grad betydningen av åpne IKT-standarder for å oppmuntre til mangfold og interoperabilitet, lavere kostnader og til å fremme innovasjon. At et åpent format skal brukes til offentlige dokumenter har nå blitt allment akseptert i offentlig sektor, og gjort at løsninger med åpne standard er en sentral av det offentliges IKT-strategier. Selv om dette har resultert i at Open Document Format (ODF) er blitt allment anerkjent og stadig mer akseptert av offentlig sektor, er det fortsatt forvirring og utfordringer med implementering av påståtte alternativer, som Microsofts Office Open XML (OOXML) – som til daglig omtales som DOCX-dokumenter.

Suksessen for en standard blir målt etter hvilke problemer den løser og hvilke muligheter den gir for innovasjon. Behovet for interoperabilitet, valgmuligheter og fleksibilitet blir ofte nevnt som motivasjonen for å lage og å ta i bruk åpne IKT-standarder. OOXML oppstod derimot som en reaksjon fra Microsoft for å fylle et «standard-hull» i midten av 2005. Da var det flere land som krevde åpne standarder, EU krevde større åpenhet rundt dokumentformater og flere merket risikoen for «vendor lock-in» (det å bli låst til en leverandør). Uten støtte for et åpent dokumentformat i Microsoft Office ville bruken av Office rundt omkring i verden være truet – spesielt når kravet ble en del av innkjøpsanbudet for IKT-programmer. Dette kommer også frem i beskrivelsen av hvilke behov OOXML skulle løse når det hele tiden må tas hensyn til eksisterende formater i Microsoft Office og behovet for å utvide standarden og støtte interoperabilitet. Fordi det hastet med å få på plass standarden og siden den skulle passe til en eksisterende lukket standard, ble OOXML laget uten nok arbeid for å bygge en konsensus i IKT-verden eller med nok samarbeid med konkurrenter for å tilpasse en akseptabel industristandard. Det var også en diskusjon om i hvilken grad det var nødvendig med en ny åpen dokumentstandard når det allerede eksisterte en (ODF).

Dette første til at OOXML ikke fikk nok stemmer til å bli godkjent som en standard i første avstemning i den internasjonale organisasjonen for standardisering (ISO). Mange av kommentarene var knyttet til at OOXML var for bundet opp til operativsystemet Windows. Microsoft gjorde flere endringer med standarden. Det mest sentrale var innføringen av to varianter av standarden. For å bli godkjent hadde Microsoft gått med på å flytte de delene av OOXML som var Windows-avhengige, og som derfor bare Microsoft kunne bruke, over i en «Transitional»-del av standarden. Den skulle bare brukes til å åpne gamle Microsoft Office-dokumenter. Det ble eksplisitt uttrykket at «Transitional»-delen ikke skulle brukes til å lage nye dokumenter. I en «Strict»-del ble det gjort en rekke forbedringer for å tilfredsstille ISO. Det var denne delen som skulle brukes når en laget nye dokumenter. På grunnlag av disse forbedringene ble OOXML ISO-godkjent i andre runde av avstemningene. I mars 2008 ble standarden ISO/IEC 29500 godkjent med to utgaver: «Strict» (streng) og «Transitional» (overgang).

Siden 2008 har det skjedd en del med det som skulle er OOXML og som skulle være ISO/IEC 29500. I dag er standarden fragmenter i flere ulike utgaver – og ingen av dem er støttet av Microsoft Office. Per november 2010 så det slik ut:

  • Ecma 376-varianten av OOXML er den utgaven ISO forkastet. Denne passer godt til det Office 2007 gjør når du lager dokumenter, men den mangler en del elementer. Varianten inneholder også en rekke avhengigheter til Windows. Bruken av Ecma 376 binder i praksis brukeren til Microsoft Office.
  • ISO/IEC 29500 «Strict»-varianten er den ISO godkjente til bruk for nye dokumenter. Verken Office 2007 eller Office 2010 kan lagre/skrive «Strict»-dokumenter. Microsoft har enda ikke kommet med noen offisiell uttalelse om når de fullt ut vil implementere ISO/IEC 29500 «Strict».
  • ISO/IEC 2950 «Transitional»-varianten er den som ikke skulle brukes til å lage nye dokumenter. Verken Office2007 eller Office 2010 har implementert denne utgaven fullt ut. Office 2010 lagrer dokumenter med en ikke-standardisert form av «Transitional» som inneholder en rekke proprietære/lukkende utvidelser. Disse utvidelsene er ikke sendt til ISO for godkjenning/standardisering.

For å gjøre det lett for brukerne har Microsoft kalt alle disse variantene av OOXML for .DOCX når du lagrer et dokument… :-)

At Microsoft ikke implementerer «Strict» samtidig som de utvider «Transitional» for seg selv, betyr at de ignorerer de forbedringene de måtte gjøre for å bli godkjent av ISO. Dette spriket mellom ISO-standarden og hva Microsoft faktisk gjør har fått mange til å tvile på om Microsoft faktisk ønsker å lage en ny åpen standard. Kortutgaven er at det enda ikke finnes noe program som kan lage den åpne standarden Microsoft har fått godkjent – derfor finnes den i praksis ikke.

De fleste stater som tar i bruk åpne standarder gjør dette fordi de ønsker å unngå «vendor lock-in», få lavere utgifter, økt interoperabilitet, økt tilgang til offentlige dokumenter og sikre bevaringen av disse dokumentene over lang tid. Noen, ikke alle, har også mål om å øke konkurransen og til og med å oppfordre til bruk av fri programvare. Uansett – inntil (og om ikke) den ISO-godkjente «Strict»-utgaven av OOXML er fullt implementert av Microsoft og andre leverandører, vil enhver stat som bruker OOXML være låst i en lukket standard som ikke lever opp til de målene de har satt.

Per dags dato er det bare ODF-standarden som er godkjent i Norge som en åpen standard i det offentlige… fordi det i praksis er den eneste åpne dokumentstandarden som eksisterer!