Jeg så at bloggen ble nevnt i en liten diskusjon om i hvilken grad det offentlige er pålagt å ta i mot ulike dokumentformater. Det twitteret viste til var skrevet for over et år siden og jeg ble litt usikker på om det var helt oppdatert.

Fra tidligere var det et rimelig spenstig krav i Referansekatalogen om ulike dokumentformat. Nå er det igang et «Forslag om endring av forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning«, der hovedideen er:

Difi mener at det kan være hensiktsmessig å endre kravene til redigerbare dokumenter ved publisering på offentlige virksomheters nettsider og ved utveksling av redigerbare dokumenter som vedlegg til e-post. Det foreslås at det ikke stilles krav til standarder for redigerbare dokumenter innen anvendelsesområdet. Samtidig foreslås det obligatoriske krav til hvilke redigerbare formater offentlig sektor plikter å ta i mot.

I praksis betyr denne endringen at de sidestiller ODF og OOXML med denne begrunnelsen:

Office Open XML ISO/IEC 29500:2011 (OOXML) er et dokumentformat opprinnelig utviklet av Microsoft med tilsvarende anvendelsesområde som ODF. Formatet er blant annet tatt i bruk i nyere versjoner av kontorstøtteprogamvaren MS Office.

Men dette er vel ikke helt korrekt (fra Wikipedia)…

Starting with Microsoft Office 2007, the Office Open XML file formats have become the default target file format of Microsoft Office, although the Strict variant of the standard is not yet fully supported. Microsoft Office 2010 provides read support for ECMA-376, read/write support for ISO/IEC 29500 Transitional, and read support for ISO/IEC 29500 Strict. Microsoft has stated that Microsoft Office 2013 will support both read and write of ISO/IEC 29500 Strict.

Det er bare «Strict» som er godkjent som en åpent dokumentstandard. Til diskusjonen om de ulike utgavene av OOXML viser til et tidligere blogginnlegg – det er fremdeles aktuelt.  Jeg synes det er litt pussig at Microsoft Office 2010 støtter lesing av et format de ikke kan skrive :-)

I praksis betyr denne endringen at en rekke offentlige kontor kommer til å publisere ting i alle forskjellige utgaver av OOXML (bortsett fra den som er godkjent! – siden Microsoft Office 2013 enda ikke er sluppet) – og at du som sluttbruker ikke vet hvilket program du skal bruke for å åpne dokumentet rett! Jeg har allerede opplevd kaos rundt .docx-filer i Randaberg kommune, alt etter om de er laget i Office 2003, 2007 eller 2010. Dette blir ikke bedre når Office 2013 kommer, selv om den sies å lage «Strict»-utgaver av OOXML.

Og for å ta et dagligdags eksempel fra Prosjekt «Nettbrett» – både kontaktlærer og jeg har opplevd marerittliknende situasjoner når elevene leverer prøver/innleveringer skrevet i forskjellige programmer på nettbrett. Alle tekstbehandlingsappene vi bruker støtter DOCX/OOXML, men ingen av dem skriver innbyrdes forståelige utgaver av OOXML! Det er til og med slik at ulike versjoner av samme app skriver ulike versjoner av OOXML. Det er ikke ukjent at noen av appene ikke klarer å lese dokumentet den selv nettopp har lagret – til stor frustrasjon (og redsel) for elevene.

Så på siste RLE-prøve fikk jeg inn dokumenter fra elevene der noen ikke ville åpnes i Office 2010, men i LibreOffice. Andre ville ikke åpnes i LibreOffice, men i Office 2010. Ingen av dem ville åpnes i appen de var laget i. Noen av dokumentene forstod Office 2010 som skrevet på arabisk, så teksten ble skrevet fra høyre til venstre (men med latinske bokstaver). Google Drive leste noen av dem. Kaotisk – og helt håpløst for de som ikke er særlig bevandret i IT-verden. Løsningen ble å lagre dokumentet på nytt i det programmet som kunne lese dem. Da gjorde både LibreOffice og Office 2010 en god jobb og jeg kunne lese dokumentene i alle programmer etterpå – bortsett fra at Office 2010 insisterte på den arabiske skriveretningen. Det gjorde ikke Google Drive og LibreOffice med akkurat de samme dokumentene.

Verden trenger et offisielt åpent dokumentformat, og OOXML er ikke en god kandidat!