For noen år siden bestemte Datatilsynet at ansatte i skolen måtte ha sterk autentisering mot en god del av systemene sine:
Bruk sterk autentisering ved behov
De skolene og barnehagene vi har vært på kontroll hos, og som bruker informasjonssystem som inneholder opplysninger om mange barn, har vi pålagt at må etablere sterk autentisering for de ansatte ved innlogging dersom løsningen er tilgjengelig fra eksterne nett.Med sterk autentisering mener vi for eksempel bruk av kodebrikke eller sikkerhetskode tilsendt på SMS. Dette kan også realiseres i en fjernarbeidsløsning med sterk autentisering, og påfølgende tilgang til for eksempel læringsplattform, skoleadministrative system eller annet pedagogisk verktøy på nett. Dette hindrer at noen som får tak i brukernavn og passord klarer å skaffe seg tilgang til systemet.
Begrunnelsen var, rimelig nok, at den enkelte ansatte hadde tilgang til så mye elevinformasjon at enkel autentisering med brukernavn og passord ikke var sikkert nok. Det sier seg selv når du tenker etter – hva får en elev tilgang til om denne lærer seg brukernavn og passord til en lærer? Spesielt i våre dager når brukernavn og passord stort sett er likt over alle plattformer (tenker på deg nå, FEIDE). Læringsplattformer (i form av både itslearning, Office365 og GSuite), skoleadministrative system, andre større tjenester som f.eks. Engage (tidligere Vokal) er enkelt tilgjengelig via FEIDE. Hvis enkel autentisering er eneste hinder kan elever få tilgang til svært mye informasjon de ikke skal ha tilgang til – og de kan endre ting de ikke skal kunne endre.
Løsningen er selvfølgelig å legge på sterk autentisering (2FA) i form av ekstra kode som må legges inn. Den vanligste løsningen er kode via SMS, men det finnes også kode-apper på mobil, mobil som autentiseringsnøkkel eller, det som nå kommer, kodenøkkel via USB. Det er enkelt å skru på 2FA i FEIDE for ansatte, som da sender en SMS til registrert mobiltelefonnummer. Denne er ikke akkurat billig for arbeidsgiver, siden denne må betale for hver SMS som sendes. Flere velger også ID-porten som løsning og da kan du logge på med f.eks. MinID (som er gratis for arbeidsgiver).
Jeg tipper at dette er et vondt kapittel for mange kommuner – og det er ikke uten utfordringer i Randabergskolen heller. De fleste kommuner jeg har vært i kontakt med har ikke aktivert noen form for sterk autentisering for ansatte overhode.
I Randabergskolen har vi tvunget 2FA for ansatte i GSuite for Education (elevene kan velge det selv). Vi bruker Googles egen 2FA-løsning. Brukerne kan da velge mellom reservekoder på papir, talemelding eller SMS til mobil, autentiserings-appen til Google, direkte forespørsel fra Google til mobiltelefonen eller, nå nylig, en sikkerhetsnøkkel via USB. De fleste bruker SMS til mobilen. Vi har satt systemet opp slik at ansatte må inn med 2FA hver 7. dag per enheter du logger deg på. Altså er en enhet godkjent med 2FA i 7 dager før du må inn med 2FA på nytt. I mellomtiden kan du logge deg på med bare brukernavn/passord.
Vi har også også 2FA med eget brukernavn og passord i Visma sin skyløsning for IOPer – Visma FLYT Sampro. Der får alle som skal logge seg på en SMS, eller en epost, med en kode etter de har lagt inn brukernavn og passord.
…og det var det. Ingen andre systemer bruker 2FA for ansatte, selv om det er noen som i alle høyeste grad burde ha det (og skal ha det). Det skoleadministrative systemet Visma FLYT Skole, Conexus Engage, Identum sin enkle skypålogging (for tilgang til eFEIDE) og PAS/PGS er de systemene som burde ha det.
Nå nylig bestemte vi at fra august 2018 skal det være 2FA på disse tjenestene i Randabergskolen. Vi har informert rektorene og Utdanningsforbundet om at det skjer, så det ikke skal komme som noen overraskelse på de ansatte. Det kan godt hende at noen synes det blir tungvindt, men skal ting være sikkert så blir det slikt.
Disse tjeneste kan ikke være så åpne som de er nå. At ingen elever har logget på Visma FLYT Skole med lærerbruker er bare et spørsmål om tid (og flaks). Du verden så mye elevene kunne sett og gjort som ansatt i Visma FLYT Skole. De kan se igjennom alle anmerkninger for alle elever, de kan endre karakterer (også standpunkt) og de kan se hva som ligger under elevdokumenter i arkivet. Ikke glemt at etter GDPR trer i kraft skal slike eventuelle brudd meldes direkte til Datatilsynet innen 72 timer, så dette er ikke noe skolen kan «ordne opp i» selv.
Å skru opp sikkerheten i form av 2FA løser en god del utfordringer, men det lager også noen nye. For å bruke FEIDE eller MinID til 2FA må ansatte bruke mobiltelefon. Og de må bruke den en god del oftere enn de gjør med 2FA i GSuite for tiden. Ikke det, ansatte i Randabergskolen er allerede godt vant med å bruke mobiltelefonen sin til 2FA pga at vi gjør dette i GSuite – så jeg tror det går rimelig greit for vår del.
Vi har også planer om å bruke GSuite for Edu til behandling av sensitiv informasjon. Det kan vi ikke gjøre før vi skrur opp sikkerheten noen hakk her også, så vi tenker å sette 2FA til 24 timer i stedet for 7 dager. I den forbindelse tester vi også ut sikkerhetsnøkler via USB. Dette er små USB-pinner som pares mot Google-kontoen din og når du blir bedt om 2FA setter du inn nøkkelen og den overfører en sikkerhetskode til maskinen som slipper deg inn. Dette skal løse behovet for å ha med mobiltelefonen…
Kan er det ikke så overraskende at jeg ikke er fornøyd med nøkkelen. Den er tungvindt å sette opp (for en ordinær bruker). Jeg synes også den er upraktisk å bruke. For det første må du ha en USB-A-port og det er ingen selvfølge lenger på bærbare maskiner med USB-C. Nøkkelen virker ikke via USB-huber, som kan være direkte stress når du da må lete etter USB-porten på desktop-maskinen din. Og – jeg synes ikke alltid den virker. Jeg må for ofte ta den ut og inn, eller trykke på knappen på den (alt etter hvilken type du har).
For å toppe det hele velger Google sikkerhetsnøkkelen som standard 2FA etter at du har registrert den og jeg må klikke på «Har du problemer?» for å få opp andre 2FA-alternativer. Det var ikke helt intuitivt. Jeg hadde ikke problemer – jeg ville bare velge en annen 2FA-metode. Nøkkelen er i praksis lett å glemme igjen i maskinen, eller å rote bort. I praksis synes jeg SMS, kodeapp eller mobilautentisering er utrolig mye enklere. Jeg har alltid mobilen i nærheten og jeg glemmer den sjelden igjen der jeg har vært. Dessuten virker ikke FEIDE eller andre tjenester med denne sikkerhetsnøkkelen enda, så ansatte må uansett ha med seg mobilen når se skal logge inn i via FEIDE 2FA.
Hvis læreren glemmer igjen sikkerhetsnøkkelen i klasserommet er det lett for eleven å lage sin egen(!) sikkerhetsnøkkel for lærerbrukeren. Og læreren kommer i praksis aldri til å oppdage at det er registrert en ekstra sikkerhetsnøkkel! Vet at dette er kanskje litt søkt, men du vil før eller seinere ha en slik elev i systemet.
Så den viktige regelen er enda – Ikke la andre vite hva passordet ditt er!
Legg igjen en kommentar